Wohin mit deinen Original-Bank- und Depotunterlagen — alles in einer Datei

Wenn du deine Geldanlagen mit einem Tool wie Parqet, Portfolio Performance oder einem anderen Performance-Tracker verfolgst, ist dir vermutlich etwas aufgefallen: Der Tracker ist großartig darin, dir Zahlen zu zeigen — Renditen, Aufteilungen, Dividenden über die Zeit — aber er macht so gut wie nichts mit den Dokumenten, aus denen diese Zahlen stammen. Die Original-Kaufabrechnung, die Dividendengutschrift, die jährliche Steuerunterlage, der Kontoauszug deiner Bank: Diese PDFs landen überall, nur nicht an einem geordneten Ort.

Das ist kein Fehler deines Trackers. Es ist einfach nicht seine Aufgabe. Aber es lässt eine echte Lücke, denn die Originalunterlagen sind genau die, die zählen, wenn es darauf ankommt — zur Steuer, bei einem Streitfall, wenn du Anschaffungskosten nachweisen musst oder Jahre später rekonstruierst, was passiert ist. In diesem Artikel geht es darum, diese Lücke zu schließen: jede Originalunterlage in einer durchsuchbaren, verschlüsselten Datei zu verwahren, mit Arcaria.

Dein Performance-Tracker ist kein Dokumentenarchiv

Ein Performance-Tracker liest deine Transaktionen und macht daraus ein aktuelles Bild deines Portfolios. Dafür speichert er Daten: einen Kauf von 12 Anteilen zu einem bestimmten Kurs an einem bestimmten Tag. Was er nicht aufbewahrt, ist das Originaldokument — die PDF, die dein Broker zur Bestätigung dieses Geschäfts ausgestellt hat, mit Ordernummer, Gebühren, Steueraufstellung und genau dem Wortlaut, den du später vielleicht brauchst.

Die meisten Tracker waren nie als Aktenschrank gedacht. Typischerweise gilt:

• Sie speichern ausgelesene Zahlen, nicht die Original-PDF.
• Es gibt keine Volltextsuche über die Dokumentinhalte.
• Es gibt keinen Ort, um ein Dokument zu taggen, zu kommentieren oder ein falsch ausgelesenes Feld zu korrigieren.
• Du musst das Original anderswo suchen, wenn du es wirklich brauchst.

Also verstreuen sich die Unterlagen. Manche liegen in E-Mails. Manche im Downloads-Ordner mit Namen wie Abrechnung_2024_03_final(2).pdf. Manche nur noch im Portal deines Brokers — das Abrechnungen oft nach ein, zwei Jahren löscht. Wenn du dann eine bestimmte Dividendenabrechnung brauchst, beginnt die Suche.

Das Problem mit der „einen Datei”

Die übliche Lösung ist ein Ordnersystem: ein Baum aus Verzeichnissen nach Jahr, nach Bank, nach Art. Eine Weile funktioniert das und dann zerfällt es still und leise. Ordnernamen driften ab, Dokumente landen am falschen Ort, und nichts in den PDFs ist durchsuchbar. Das Ganze auf einen neuen Computer zu bringen heißt, Gigabyte loser Dateien zu verschieben und zu hoffen, dass die Struktur überlebt.

Arcaria geht einen anderen Weg: Alles kommt in einen einzigen verschlüsselten Tresor auf deinem eigenen Computer. Kein Ordner voller Dateien — ein einziges, geordnetes, durchsuchbares Archiv. Genau dieses Ein-Datei-Prinzip übersehen die meisten Tools, und es macht alles Weitere erst möglich:

• Nur eine Sache zu sichern. Dein gesamtes Archiv ist eine einzige verschlüsselte Datei. Sichere sie oder übertrage sie in einem Schritt auf einen anderen Computer.
• Nur eine Sache zu durchsuchen. Die Volltextsuche läuft über den gesamten Tresor auf einmal.
• Nur eine Sache zu schützen. Es gibt einen verschlüsselten Tresor zu sichern, nicht einen wuchernden Ordnerbaum, der offen im Dateisystem liegt.

Was Arcaria mit einer Abrechnung macht

Wenn du eine PDF importierst, liest Arcaria sie für dich aus und trägt die Angaben ein, die sie später auffindbar machen: Datum, Betrag, Währung, Bank, Konto bzw. Depot, ISIN und Belegart. Kauf- und Verkaufsabrechnungen, Dividendengutschriften, Steuerunterlagen und Kontoauszüge werden jeweils automatisch eingeordnet.

Viele Abrechnungen von Banken und Brokern aus ganz Europa und darüber hinaus (am umfangreichsten in Deutschland, Österreich und der Schweiz) werden von Haus aus erkannt. Wird eine Abrechnung nicht automatisch erkannt, ergänzt du die fehlenden Angaben mit wenigen Klicks — und da jedes Feld bearbeitbar bleibt, kannst du jederzeit alles korrigieren oder verfeinern. Die Original-PDF steht immer direkt neben den ausgelesenen Details, sodass du die Quelle lesen und sie jederzeit im Standardprogramm öffnen kannst.

Volltextsuche, Tags und Notizen — der Bonus

Die Dokumente zu speichern ist das Fundament. Wirklich nützlich im Alltag wird das Archiv durch alles, was du tun kannst, sobald sie drin sind:

• Volltextsuche über jedes Dokument und jede Notiz, sodass du eine Abrechnung anhand ihres Inhalts findest und nicht nur am Dateinamen.
• Tags, um Dokumente nach deiner eigenen Logik zu gruppieren — ein Steuerjahr, ein bestimmtes Konto, eine Anlageklasse.
• Eigene Notizen an jedem Dokument, für den Kontext, den eine PDF nicht erfasst.
• Bearbeitbare Felder, sodass ein falsch ausgelesener Betrag oder eine fehlende ISIN schnell behoben ist und keine Sackgasse bleibt.
• Ein Name und eine Farbe für jede Bank, damit das ganze Archiv auf einen Blick lesbar ist.

Das ist die Ebene, die ein Performance-Tracker schlicht nicht bietet, weil er ein anderes Problem löst.

Eine Position über ISIN bank- und depotübergreifend verfolgen

Da jedes Dokument seine ISIN trägt, kannst du mit Arcaria ein einzelnes Wertpapier bank- und depotübergreifend verfolgen. Hältst du denselben ETF bei zwei Brokern, ordnen sich die Kaufabrechnungen, Dividendenabrechnungen und Steuerunterlagen zu dieser ISIN zusammen an — egal, welches Institut sie ausgestellt hat. Das kann ein einzelnes Broker-Portal nie leisten, und ein auf die Gesamtperformance ausgerichteter Tracker meist auch nicht.

Lokal, verschlüsselt und offline

Dass all das an einem Ort liegen kann, liegt daran, dass es deinen Rechner nie verlässt. Arcaria hat kein Konto, keine Cloud und kein Tracking. Deine Dokumente liegen in einem einzigen verschlüsselten Tresor, und auch Backups sind verschlüsselt. Es funktioniert vollständig offline und verbindet sich nie mit deiner Bank oder deinem Broker — du importierst die PDFs, die du bereits hast.

Das ist dasselbe Lokal-zuerst-Prinzip, das dahintersteht, deine Portfolioarbeit auf dem eigenen Computer zu behalten — beschrieben in der Offline-Analyse deines Parqet-Portfolios und im passenden Werkzeug zum Sichern deines Parqet-Portfolios. Dein Performance-Tracker zeigt dir, wo du stehst; dein Dokumentenarchiv belegt, wie du dorthin gekommen bist. Beides auf dem eigenen Rechner zu halten bedeutet, dass der vollständige Nachweis immer dir gehört.

Verfügbarkeit

Arcaria ist eine Desktop-App für macOS (im Mac App Store) und Windows (im Microsoft Store). Die App-Oberfläche ist auf Deutsch und Englisch verfügbar, mit Zahlen- und Datumsformaten passend zur jeweiligen Sprache.

Zum Schluss ein Hinweis: Arcaria ist ein Dokumenten-Organizer und persönliches Archiv, das dir hilft, deine Finanzunterlagen in Ordnung zu halten. Es bietet keine Anlage-, Finanz-, Steuer- oder Rechtsberatung, und nichts hiervon ist eine Anlageberatung. Es gibt den Originalunterlagen — denen, die dein Tracker nicht aufbewahrt — einfach ein einziges, durchsuchbares, verschlüsseltes Zuhause.